Novelou zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů došlo k rozšíření okruhu subjektů, kterým bude od roku 2023 datová schránka zřizována automaticky.
Kdo musí mít datovou schránku (DS)?
S účinností od 1. 1. 2023 bude datová schránka automaticky zřizována:
a) Každé právnické osobě – nejen firmám zapsaným v obchodním rejstříku (jako dosud), ale také těm, které jsou zapsány ve spolkovém či nadačním rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšných společností.
b) Každé fyzické podnikající osobě – dosud byly datové schránky OSVČ zřizovány pouze na základě jejich žádosti, nyní jim však DS zřídí Ministerstvo vnitra automaticky.
c) Každé svéprávné fyzické osobě zapsané v základním registru obyvatel, která použije prostředek „vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace“ (například občanka s čipem). Tito lidé si budou moci DS deaktivovat.
Všem podnikajícím fyzickým osobám (kromě těch, které už se dříve zapojily dobrovolně) a zbývajícím právnickým osobám vznikne datová schránka mezi 1. lednem a 31. březnem 2023. O zřízení se postará stát, budoucí majitelé datovek si tedy nemusejí nic aktivovat nebo něco hlásit. Přístupové údaje jim po zřízení schránky budou doručeny poštou.
Kromě toho, že úřady budou s OSVČ komunikovat právě skrze datovou schránku, budou muset sami podnikatelé plnit v souvislosti se zřízením datové schránky určité povinnosti. Podle § 72 odst. 6 daňového řádu totiž platí, že má-li daňový subjekt nebo jeho zástupce zpřístupněnu datovou schránku, která mu byla zřízena ze zákona, nebo zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem, musí formulářové podání učinit pouze elektronicky, a to datovou zprávou odeslanou způsobem uvedeným v § 71 odst. 1., to znamená tedy:
a) podepsanou způsobem, se kterým jiný právní předpis spojuje účinky vlastnoručního podpisu,
b) s ověřenou identitou podatele způsobem, kterým se lze přihlásit do jeho datové schránky,
c) s využitím přístupu se zaručenou identitou, nebo
d) prostřednictvím daňové informační schránky.
Vzhledem k tomu, že od příštího roku budou mít ze zákona zřízenou datovou schránku všechny OSVČ, budou muset všichni podnikatelé podávat daňová přiznání elektronicky. Kromě daňového přiznání budou muset podnikatelé elektronicky podávat i přihlášku k registraci a oznámení o změně registračních údajů, včetně příloh, které jsou jejich součástí.
Povinná datová schránka se ale může týkat i zaměstnanců – datové schránky budou po lednu 2023 automaticky zřízeny i lidem využívajícím občanku s aktivovaným elektronickým čipem, bankovní identitu, NIA ID, či čipovou kartu pro vytvoření kvalifikovaného elektronického podpisu. Podle stejného předpisu se změny dočkají i ti, kteří si přes internet zjišťují například stav svého řidičského bodového konta nebo využijí jinou elektronickou službu státu.
Tito lidé ale mohou ministerstvo vnitra požádat o deaktivaci DS. Povinnosti komunikace přes datovou schránku se tak mohou vyhnout. Pozor! Pokud se na ministerstvo neobrátíte sami a aktivně o deaktivaci nepožádáte, budete muset trvale plnit všechny povinnosti tak jako ostatní uživatelé. Deaktivaci můžete provést sami v klientském portálu datových schránek.
Další významnou legislativní změnou je „sjednocení okamžiku doručení soukromoprávních dokumentů s okamžikem doručení veřejnoprávních dokumentů“. Za doručené budou oba druhy dokumentů považovány v momentě, kdy se do datové schránky přihlásí její majitel.
V případě, že se do své datové schránky pravidelně nepřihlašujete, existuje bohužel i takzvaná fikce doručení. Podle ní je dokument považován za doručený do 10 dnů od momentu, kdy se v DS objevil. Odborníci proto doporučují datové schránky pravidelně kontrolovat.
„Cílem této úpravy je zabránit obstrukcím při doručování dokumentů bez nutnosti rozlišovat, zda se jedná o doručování právě soukromoprávního dokumentu, anebo dokumentu obsahujícího veřejnoprávní úkon.
Hlavním cílem rozšíření datových schránek je zefektivnit a zrychlit komunikaci úřadů s veřejností. Obě strany by zároveň měly ušetřit na poštovném a dalších výdajích. Komunikace se státem a dalšími orgány veřejné moci je pro firmy, podnikatele i občany zdarma. Platit musí jenom za komerční zprávy, pokud se je dobrovolně rozhodnou odeslat. Jejich cena – pět korun za kus – je přesto výrazně nižší než za klasický doporučený dopis, za který si Česká pošta v základní verzi účtuje 52 korun.
